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Fallstricke beim Home-Office in Sachen Datenschutz

Bei der Nutzung des Diensthandys sollten Mitarbeiter Messengerdienste wie WhatsApp, die laut DSGVO als nicht datenschutzkonform gelten, meiden

Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Maßnahmen



Haye Hösel, Hubit Datenschutz

Haye Hösel, Hubit Datenschutz

Auch in der aktuellen Situation sollten Unternehmer ihre Mitarbeiter weiterhin für den Datenschutz sensibilisieren, Bild: Hubit Datenschutz

Von Haye Hösel, Geschäftsführer und Gründer der Hubit Datenschutz GmbH & Co. KG

Der Coronavirus beeinflusst in diesen Tagen nicht nur das soziale Leben, sondern bedeutet auch wirtschaftlich und rechtlich eine große Herausforderung. Um die Ausbreitung des Virus möglichst schnell einzudämmen und das Gesundheitssystem nicht übermäßig zu belasten, rät die Bundesregierung Unternehmern daher, ihren Mitarbeitern Home-Office zu ermöglichen. Für Unternehmen ist in Bezug auf den Datenschutz zunächst einmal relevant, ob ihre Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten umgehen oder nicht. Dies trifft jedoch auf nahezu jeden Arbeitsplatz zu, denn zu den personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten zählen nicht nur Namen, sondern beispielsweise auch Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kontodaten, Personalnummern oder IP-Adressen.

Dies gilt in besonderer Weise, wenn ein Unternehmen als Auftragsverarbeiter tätig ist – also als externer Dienstleister – und personenbezogene Daten anderer Firmen weisungsgebunden verarbeitet. Hier verpflichtet sich der Arbeitgeber im Grunde dazu, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sicherzustellen. Im Zweifel auch dadurch, dass er sie selbst ebenso wie Betriebsrat, Arbeitsschutz-Kontrolleure oder Berufsgenossenschafts-Organe in Augenschein nimmt. Dementsprechend sollten Unternehmen auch in der aktuellen Ausnahmesituation ihre Mitarbeiter dazu anhalten, gewisse Maßnahmen zu befolgen. So gilt zunächst, dass das Arbeitszimmer abschließbar sein muss und Unterlagen in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden müssen. Auch Laptops, PCs sowie externe Datenträger wie zum Beispiel USB-Sticks gilt es zu verschlüsseln oder einzuschließen. Dabei dürfen Arbeitnehmer im Normalfall keineswegs die gleichen Geräte nutzen, die auch für den privaten Gebrauch zur Verfügung stehen. Für den Fall, dass ein privates Gerät zum Einsatz kommt, muss festgelegt werden, in welchem Umfang dies geschieht. Das elektronische Firmennetzwerk sollte für Arbeitnehmer ebenfalls nur über ein sicheres Passwort zugänglich sein, ebenso wie die Kommunikation per E-Mail nur über den Server der Firma und damit verschlüsselt ablaufen darf.

Bei der Nutzung des Diensthandys sollten Mitarbeiter Messengerdienste wie WhatsApp, die laut DSGVO als nicht datenschutzkonform gelten, meiden. Vielmehr sollten Unternehmen auf alternative Apps oder SMS setzen. Um die Sicherheit des Netzwerkes auch außerhalb des Büros zu gewährleisten, empfiehlt es sich, virtuelle private Netzwerke, sogenannte VPNs, zu nutzen. Wer für die nächste Zeit Meetings geplant hat, wird wahrscheinlich eher auf Video-Konferenzen setzen. Wir bieten beispielsweise als Alternative zu Präsenzschulungen seit längerer Zeit Webinare an.

Denn auch in der aktuellen Situation sollten Unternehmer ihre Mitarbeiter weiterhin für den Datenschutz sensibilisieren. Was sich für viele Unternehmen bereits im Alltag als schwierig herausstellt, bedeutet in der aktuellen Situation eine noch größere Hürde. Allerdings besteht die Möglichkeit, dass unter Berücksichtigung der aktuellen Umstände, auch wenn ein DSGVO-konformer Aktenvernichter fehlt oder der ‚Familiendrucker‘ genutzt wird, der Einsatz von Home-Office gerechtfertigt ist. In jedem Fall müssen Unternehmer aber Regelungen treffen, wie Mitarbeiter im Home-Office zu arbeiten haben. Diese gilt es, idealerweise in einer Richtlinie, zu dokumentieren und den Mitarbeitern bekannt zu geben. (Hubit Datenschutz: ra)

eingetragen: 24.03.20
Newsletterlauf: 28.05.20

Hubit Datenschutz: Steckbrief

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Meldungen: Kommentare und Meinungen

Chat, Video- oder Telefonkonferenzen oder per E-Mail

Chat, Video- oder Telefonkonferenzen oder per E-Mail

Immer fester hat SARS-CoV-2 Deutschland im Griff – und das Land reagiert. Bis jetzt haben schon viele Arbeitgeber die Lage erkannt und ihre Mitarbeiter, sofern möglich, auf Heimarbeit gesetzt. Die Entscheidung, Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten zu lassen, sofern es aufgrund der Tätigkeit möglich ist, trägt einen entscheidenden Beitrag zum Eindämmen der Verbreitung des Virus bei und sollte zumindest in Betracht gezogen werden. Doch rate ich dazu, hier nicht kopflos vorzugehen, denn auch wenn es sich um eine ernst zu nehmende Pandemie handelt, bedeutet das kein außer Kraft setzen der rechtlichen Vorgaben, die uns in der letzten Zeit in Rahmen der DGSVO beschäftigt haben. Beim Arbeiten im Homeoffice darf jetzt nicht die Datensicherheit vergessen werden, denn es gilt trotzdem die Auflagen einzuhalten und Datensicherheit zu gewährleisten.

Denkanstoß zum Datenschutz

Der Data Privacy Day bietet Unternehmen eine gute Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und zu prüfen, ob sie angesichts der heutigen Bedrohungen wirklich genug tun, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Natürlich haben Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO dazu beigetragen, Debatten anzustoßen und Organisationen dazu gezwungen, ihre IT-Sicherheit neu zu bewerten. Doch das ist nur der Ausgangspunkt. Denn nur weil ein Unternehmen eine Verordnung einhält, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass es alles dafür tut, die vertraulichen Daten seiner Kunden zu schützen. Beispielsweise besagt der Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit gemäß DSGVO, dass Unternehmen angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz persönlicher Daten durchführen müssen. Bedenklich ist jedoch, dass die Verordnung nicht näher definiert, was "angemessen" in der Praxis bedeutet.

Sicherheit von Unternehmen garantieren

Bei der von der Allianz Global Corporate & Specialty durchgeführten Befragung (Allianz Risk Barometer 2020) von 2.700 Risikoexperten aus 100 Ländern über die bedeutendsten Risiken für Unternehmen stehen erstmals weltweit Cyber-Bedrohungen an der Spitze. Für 39 Prozent der Befragten sind Cyberrisiken demnach des Top-Risiko, gefolgt von 37 Prozent, die Betriebsunterbrechungen als wichtigstes Risiko ansehen. In Deutschland sehen mit 55 Prozent der

Befragten Betriebsunterbrechungen als wichtigstes Risiko, gefolgt von Cyber-Vorfällen auf Patz zwei mit 44 Prozent. An der zum neunten Mal jährlich erscheinenden Umfrage der Allianz haben Experten, Führungskräfte, Risk Manager und Versicherungsexperten teilgenommen.

IT-Security muss Chefsache sein

Die Tochter des Versicherungskonzerns Allianz, AGCS (Allianz Global Corporate & Specialty) hat ihr neues "Risikobarometer" vor. Dieses erscheint zum neunten Mal in Folge – Grundlage ist eine Befragung unter mehr als 2.700 Risikoexperten aus über 100 Ländern bezüglich der wichtigsten Bedrohungen für Unternehmen. Die Studie zeigt, dass Cybervorfälle erstmals das wichtigste Geschäftsrisiko für Unternehmen weltweit darstellen. Weitere Gefahren sind Betriebsunterbrechungen und "rechtliche Veränderungen" – hier werden Zölle, Sanktionen, der Brexit und zunehmender Protektionismus als zentrale Anliegen für Betriebe genannt. Der Klimawandel erreicht erstmals Rang sieben weltweit und gehört unter anderem zu den drei größten Geschäftsrisiken in Australien, Hongkong und Indien.

Potenzial für Cyber-Angriffe durch den Iran

"Der Iran war in den letzten zehn Jahren in Sachen Cyber-Bedrohungen ziemlich prominent vertreten und ist oft als gesicherter oder mutmaßlicher Drahtzieher von Operationen, die ihren strategischen Zielen dienen, in Erscheinung getreten. Dies reichte von DDoS-Angriffen gegen Finanzinstitute über Spionage bis hin zu destruktiven (Wiper-)Angriffen. Wir und andere Mitglieder der Forschungsgemeinschaft haben ausführlich über die Entwicklung von Gruppen berichtet, von denen angenommen wird, dass sie mit verschiedenen Teilen des iranischen Regimes in Verbindung stehen.

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Fachartikel

Grundlagen

Big Data bringt neue Herausforderungen mit sich

Die Digitale Transformation zwingt Unternehmen sich mit Big Data auseinanderzusetzen. Diese oft neue Aufgabe stellt viele IT-Teams hinsichtlich Datenverwaltung, -schutz und -verarbeitung vor große Herausforderungen. Die Nutzung eines Data Vaults mit automatisiertem Datenmanagement kann Unternehmen helfen, diese Herausforderungen auch mit kleinen IT-Teams zu bewältigen. Big Data war bisher eine Teildisziplin der IT, mit der sich tendenziell eher nur Großunternehmen beschäftigen mussten. Für kleinere Unternehmen war die Datenverwaltung trotz wachsender Datenmenge meist noch überschaubar. Doch die Digitale Transformation macht auch vor Unternehmen nicht halt, die das komplizierte Feld Big Data bisher anderen überlassen haben. IoT-Anwendungen lassen die Datenmengen schnell exponentiell anschwellen. Und während IT-Teams die Herausforderung der Speicherung großer Datenmengen meist noch irgendwie in den Griff bekommen, hakt es vielerorts, wenn es darum geht, aus all den Daten Wert zu schöpfen. Auch das Know-how für die Anforderungen neuer Gesetzgebung, wie der DSGVO, ist bei kleineren Unternehmen oft nicht auf dem neuesten Stand. Was viele IT-Teams zu Beginn ihrer Reise in die Welt von Big Data unterschätzen, ist zum einen die schiere Größe und zum anderen die Komplexität der Datensätze. Auch der benötigte Aufwand, um berechtigten Zugriff auf Daten sicherzustellen, wird oft unterschätzt.

Bösartige E-Mail- und Social-Engineering-Angriffe

Ineffiziente Reaktionen auf E-Mail-Angriffe sorgen bei Unternehmen jedes Jahr für Milliardenverluste. Für viele Unternehmen ist das Auffinden, Identifizieren und Entfernen von E-Mail-Bedrohungen ein langsamer, manueller und ressourcenaufwendiger Prozess. Infolgedessen haben Angriffe oft Zeit, sich im Unternehmen zu verbreiten und weitere Schäden zu verursachen. Laut Verizon dauert es bei den meisten Phishing-Kampagnen nur 16 Minuten, bis jemand auf einen bösartigen Link klickt. Bei einer manuellen Reaktion auf einen Vorfall benötigen Unternehmen jedoch circa dreieinhalb Stunden, bis sie reagieren. In vielen Fällen hat sich zu diesem Zeitpunkt der Angriff bereits weiter ausgebreitet, was zusätzliche Untersuchungen und Gegenmaßnahmen erfordert.

Zertifikat ist allerdings nicht gleich Zertifikat

Für Hunderte von Jahren war die Originalunterschrift so etwas wie der De-facto-Standard um unterschiedlichste Vertragsdokumente und Vereinbarungen aller Art rechtskräftig zu unterzeichnen. Vor inzwischen mehr als einem Jahrzehnt verlagerten sich immer mehr Geschäftstätigkeiten und mit ihnen die zugehörigen Prozesse ins Internet. Es hat zwar eine Weile gedauert, aber mit dem Zeitalter der digitalen Transformation beginnen handgeschriebene Unterschriften auf papierbasierten Dokumenten zunehmend zu verschwinden und digitale Signaturen werden weltweit mehr und mehr akzeptiert.

Datensicherheit und -kontrolle mit CASBs

Egal ob Start-up oder Konzern: Collaboration Tools sind auch in deutschen Unternehmen überaus beliebt. Sie lassen sich besonders leicht in individuelle Workflows integrieren und sind auf verschiedenen Endgeräten nutzbar. Zu den weltweit meistgenutzten Collaboration Tools gehört derzeit Slack. Die Cloudanwendung stellt allerdings eine Herausforderung für die Datensicherheit dar, die nur mit speziellen Cloud Security-Lösungen zuverlässig bewältigt werden kann. In wenigen Jahren hat sich Slack von einer relativ unbekannten Cloud-Anwendung zu einer der beliebtesten Team Collaboration-Lösungen der Welt entwickelt. Ihr Siegeszug in den meisten Unternehmen beginnt häufig mit einem Dasein als Schatten-Anwendung, die zunächst nur von einzelnen unternehmensinternen Arbeitsgruppen genutzt wird. Von dort aus entwickelt sie sich in der Regel schnell zum beliebtesten Collaboration-Tool in der gesamten Organisation.

KI: Neue Spielregeln für IT-Sicherheit

Gerade in jüngster Zeit haben automatisierte Phishing-Angriffe relativ plötzlich stark zugenommen. Dank künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und Big Data sind die Inhalte deutlich überzeugender und die Angriffsmethodik überaus präzise. Mit traditionellen Phishing-Angriffen haben die Attacken nicht mehr viel gemein. Während IT-Verantwortliche KI einsetzen, um Sicherheit auf die nächste Stufe zu bringen, darf man sich getrost fragen, was passiert, wenn diese Technologie in die falschen Hände, die der Bad Guys, gerät? Die Weiterentwicklung des Internets und die Fortschritte beim Computing haben uns in die Lage versetzt auch für komplexe Probleme exakte Lösungen zu finden. Von der Astrophysik über biologische Systeme bis hin zu Automatisierung und Präzision. Allerdings sind alle diese Systeme inhärent anfällig für Cyber-Bedrohungen. Gerade in unserer schnelllebigen Welt, in der Innovationen im kommen und gehen muss Cybersicherheit weiterhin im Vordergrund stehen. Insbesondere was die durch das Internet der Dinge (IoT) erzeugte Datenflut anbelangt. Beim Identifizieren von Malware hat man sich in hohem Maße darauf verlassen, bestimmte Dateisignaturen zu erkennen. Oder auf regelbasierte Systeme die Netzwerkanomalitäten aufdecken.

DDoS-Angriffe nehmen weiter Fahrt auf

DDoS-Attacken nehmen in Anzahl und Dauer deutlich zu, sie werden komplexer und raffinierter. Darauf machen die IT-Sicherheitsexperten der PSW Group unter Berufung auf den Lagebericht zur IT-Sicherheit 2018 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufmerksam. Demnach gehörten DDoS-Attacken 2017 und 2018 zu den häufigsten beobachteten Sicherheitsvorfällen. Im dritten Quartal 2018 hat sich das durchschnittliche DDoS-Angriffsvolumen im Vergleich zum ersten Quartal mehr als verdoppelt. Durchschnittlich 175 Angriffen pro Tag wurden zwischen Juli und September 2018 gestartet. Die Opfer waren vor allem Service-Provider in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz: 87 Prozent aller Provider wurden 2018 angegriffen. Und bereits für das 1. Quartal dieses Jahres registrierte Link11 schon 11.177 DDoS-Angriffe.

Fluch und Segen des Darkwebs

Strengere Gesetzesnormen für Betreiber von Internet-Plattformen, die Straftaten ermöglichen und zugangsbeschränkt sind - das forderte das BMI in einem in Q1 2019 eingebrachten Gesetzesantrag. Was zunächst durchweg positiv klingt, wird vor allem von Seiten der Bundesdatenschützer scharf kritisiert. Denn hinter dieser Forderung verbirgt sich mehr als nur das Verbot von Webseiten, die ein Tummelplatz für illegale Aktivitäten sind. Auch Darkweb-Plattformen, die lediglich unzugänglichen und anonymen Speicherplatz zur Verfügung stellen, unterlägen der Verordnung. Da diese nicht nur von kriminellen Akteuren genutzt werden, sehen Kritiker in dem Gesetzesentwurf einen starken Eingriff in die bürgerlichen Rechte. Aber welche Rolle spielt das Darkweb grundsätzlich? Und wie wird sich das "verborgene Netz" in Zukunft weiterentwickeln? Sivan Nir, Threat Analysis Team Leader bei Skybox Security, äußert sich zu den zwei Gesichtern des Darkwebs und seiner Zukunft.

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