Unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten

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Fünf Stolperfallen bei der DSGVO – und wie man sie überwindet

Eine der Hauptursachen für einen Verstoß gegen den Datenschutz im Rahmen eines Datenlecks stellen unsichere Praktiken im Arbeitsalltag dar

Auch gut vier Jahre nach Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt es noch viel Unklarheit darüber, wie man als Unternehmen datenschutzkonform arbeitet. Nachrichtenbeiträge über Datenlecks und Datenschutzverstöße – und mit ihnen einhergehende Bußgelder in Millionenhöhe – sind an der Tagesordnung. Dabei können schon einfache Tricks helfen, nicht in die Datenschutzfalle zu tappen. Im Folgenden erläutert fünf der gängigsten Stolperfallen bei der Datenverarbeitung – und wie man sie umgeht.

1. Unsichere persönliche Arbeitsweisen im Alltag

Eine der Hauptursachen für einen Verstoß gegen den Datenschutz im Rahmen eines Datenlecks stellen unsichere Praktiken im Arbeitsalltag dar. Insbesondere der sichere Umgang mit Passwörtern ist in vielen Organisationen noch problematisch: Passwörter und PINs werden aufgeschrieben, weitergereicht und wiederverwendet. Zudem gestalten User ihre Passwörter so, dass sie leicht zu merken und schnell einzutippen sind. Dies ist mehr als verständlich, arbeiten Mitarbeiter doch mit einer Vielzahl von Lösungen. Die Gefahr hierbei: Hacker können einfache Passwörter knacken oder sie anderweitig abgreifen. Denn: Es dauert durchschnittlich nur etwa 97 Sekunden, um ein 8-stelliges Passwort aus Kleinbuchstaben zu entschlüsseln.

Was hilft? Starke Passwortpraktiken wie ein regelmäßiger Wechsel von Passwörtern, ausreichende Länge und Komplexität. Besser noch: Eine 2- oder Multifaktorauthentifizierung, die Nutzernamen und Passwort um einen oder mehrere sichere Faktoren (Security-Token, Fingerabdrucksensor, SMS-TAN) erweitert.

2. Unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten

Die DSGVO regelt die Art und Weise, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten arbeiten dürfen. Bei vielen Mitarbeitern – auf sämtlichen Ebenen – existiert allerdings kein Bewusstsein dafür, welche Daten sie auf welche Weise wann verarbeiten dürfen. Die Verordnung setzt Unternehmen einen strengen Rahmen, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden muss. Sei es bei der Sammlung von Daten, der Verwendung oder der Löschung. Verwendet eine Organisation beispielsweise eine Liste mit Namen und Adressen für andere Zwecke als ursprünglich angedacht – etwa im Rahmen einer Umfrage oder eines Gewinnspiels – besteht darin eine Zweckentfremdung. Die Folgen für solche Verstöße können unangenehm sein und Bußgelder in Höhe von vier Prozent des Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro mit sich ziehen – je nachdem, was höher ist.

Was hilft? Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten, und das regelmäßig. Einfache Broschüren, die Dos and Don’ts aufzeigen, können einen ersten Schritt zu mehr Sensibilität darstellen. Dedizierte Schulungen und Auffrischungen festigen das Wissen und sensibilisieren Mitarbeiter.

3. Nutzung unsicherer Cloud-Lösungen

Cloud-Dienste sind mittlerweile aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie helfen dabei, große Mengen an Daten zu sammeln, zu verarbeiten und zu speichern und entlasten unternehmenseigene IT-Infrastrukturen durch ihre hohe Skalierbarkeit. Zudem sind sie schnell aufgesetzt und bieten oftmals flexible Kostenmodelle an. Jedoch gibt es auch hier ein paar Fallstricke. Der wohl relevanteste: Cloud-Dienstleister, die Informationen in US-amerikanischen Rechenzentren speichern, müssen diese Daten auf Anfrage dortiger Geheimdienste preisgeben – legitimiert durch den Cloud Act. US-Behörden können somit Zugriff auf persönliche bzw. firmeninterne Daten erlangen, was durch die DSGVO untersagt ist. Hierbei haftet allerdings nicht der Cloud-Provider, der sich an geltendes Recht hält: Das nutzende Unternehmen wird stattdessen zur Rechenschaft gezogen.

Was hilft? Achten Sie bei der Auswahl ihrer Cloud-basierten Lösungen darauf, dass Daten in europäischen oder – besser noch – deutschen Rechenzentren gespeichert werden. Viele Anbieter werben aktiv damit, Daten ausschließlich in hiesigen Rechenzentren zu speichern und somit DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Kommen Cloud-Lösungen aus regulatorischen oder anderen Gründen nicht in Frage, schaffen On-Premises-Modelle Abhilfe.

4. Mangelhafte Datenschutzerklärungen

Seit Einführung der DSGVO müssen Unternehmen ihre Datenschutzerklärungen auf Webseiten deutlich detaillierter gestalten als vorher. Eine veraltete Datenschutzerklärung kann einen Datenschutzverstoß bedeuten und Bußgelder können die Folge sein.

Was hilft? Rechtskonforme Datenschutzerklärungen gibt es mittlerweile im Internet vorgefertigt zur Nutzung für den eigenen Web-Auftritt. Unternehmen sollten im Zweifelsfall die eigene Rechtsabteilung zu Rate ziehen oder externe Berater mit ins Boot holen.

5. Datensilos anlegen

Die Archivierung von Daten stellt einen zentralen Punkt im Unternehmensalltag dar, zudem ist sie gesetzlich vorgegeben, beispielsweise in Form der Speicherungspflicht von Rechnungen. Die DSGVO sieht vor, personenbezogene Daten auf Anfrage betroffener Personen sofort und unwiderruflich zu löschen. Insbesondere bei Unternehmen, in denen eine Vielzahl von Cloud- und lokalen Speichern in Benutzung ist, kann der Überblick schnell verloren gehen: Wo sind Dokumente mit entsprechenden Daten überall gespeichert? Existieren Backups, die nicht katalogisiert sind? Haben Mitarbeiter gar eigene Sicherheitskopien auf USB-Sticks oder Endgeräten erstellt? Können Unternehmen nicht nachweisen, auf Anfrage alle entsprechenden Daten gelöscht zu haben, drohen Bußgelder im Rahmen eines DSGVO-Verstoßes.

Was hilft? Eine genaue Katalogisierung aller sensiblen Daten ist ein Muss. Nur so ist sichergestellt, dass im Rahmen einer Löschanfrage alle relevanten Informationen gefunden und gelöscht werden. Achten Sie zudem darauf, ein Bewusstsein bei Mitarbeitern für den sicheren Umgang mit Daten zu schaffen (siehe Punkt 1). Somit senken sie nicht nur das Risiko für Datenschutzverstöße – auf diese Weise können Unternehmen zudem ihre IT-Sicherheit und Resilienz gegenüber Cyber-Angriffen stärken.

Ausblick

Der Datenschutz wird auch in Zukunft eine zentrale Rolle für Unternehmen spielen – und Verstöße gegen die DSGVO werden mit Sicherheit auch in Zukunft passieren. Damit Entscheider nicht das eigene Unternehmen in ungewollten Schlagzeilen vorfinden, lohnt es sich, verbreitete Risiken und gängige Stolperfallen im Bezug auf die DSGVO zu kennen. Nicht nur als Datenschutzbeauftragter, sondern auf jeder Hierarchieebene. (Conceptboard: ra)

eingetragen: 17.08.22
Newsletterlauf: 10.10.22

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Meldungen: Tipps & Hinweise

Deutliche Verbesserung der Netzwerksicherheit

Täglich neue Angriffsszenarien, der Mangel an und die Kosten von Security-Fachkräften sowie die Vermehrung staatlich unterstützter Hackergruppen machen den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning in der Verteidigung gegen Cyberangriffe unabwendbar, so der Schweizer Security-Spezialist Exeon Analytics. Während Unternehmen immer mehr Daten sammeln, um bösartiges Verhalten zu erkennen, wird es immer schwieriger, trügerische und unbekannte Angriffsmuster und damit die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen zu entdecken.

Tipps & Hinweise

Lückenlos Ende-zu-Ende-verschlüsselt

Smartphone und Tablet sind im Homeoffice und unterwegs beliebte Arbeitsgeräte – praktisch für Mitarbeitende und verlockend für Cyberkriminelle. So nutzen Hacker die mobilen Endgeräte oft und gerne für ihre Angriffe. Der Kommunikations-Anbieter Materna Virtual Solution zeigt, welche Sicherheitsrisiken beim dezentralen Arbeiten lauern. E-Mails beantworten, Dokumente bearbeiten, Fotos aufnehmen: Mobile Endgeräte sind bei vielen Anwenderinnen und Anwendern auch beruflich im Dauereinsatz. Nicht selten erlauben Unternehmen ihren Mitarbeitenden, private Smartphones auch geschäftlich zu nutzen (Bring Your Own Device – BYOD) oder firmeneigene Mobiltelefone auch privat zu nutzen (Corporate Owned, Personally Enabled – COPE). Doch egal, ob BYOD oder COPE: Beide Modelle sind anfällig für Hackerangriffe. Um die Sicherheit der mobilen Endgeräte und die Integrität des Datentransfers beim Arbeiten aus dem Homeoffice und von unterwegs gewährleisten zu können, müssen sich Unternehmen der drohenden Risiken bewusst werden und sich gezielt davor schützen.

Phishing-Betrügereien effektiver gestalten

ChatGPT, entwickelt vom US-amerikanischen Unternehmen OpenAI, ist ein Chatbot, der weltweit für Aufsehen sorgt. Bisher ist ChatGPD die am schnellsten wachsende App der Geschichte und hat in nur zwei Monaten 100 Millionen aktive Nutzer erreicht – der bisherige Rekordhalter TikTok benötigte dafür neun Monate. Dieses leistungsstarke Open-Source-Tool ist zum Beispiel in der Lage, Schulaufsätze zu schreiben, rechtliche Vereinbarungen und Verträge aufsetzen oder komplexe mathematische Probleme zu lösen.

Keine Chance für Ransomware

Die Bedrohung durch Ransomware wächst, doch mehr und mehr ausschließlich in die Erkennung der Schadprogramme zu investieren, ist nicht zielführend. Forcepoint erläutert, wie ein zuverlässiger Schutz aussieht, der auf Zero Trust setzt. Bei einer typischen Ransomware-Attacke nutzen Cyberkriminelle üblicherweise eine Sicherheitslücke oder die Unachtsamkeit eines Anwenders aus, um einen Rechner zu kompromittieren.

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Fachartikel

Grundlagen

Big Data bringt neue Herausforderungen mit sich

Die Digitale Transformation zwingt Unternehmen sich mit Big Data auseinanderzusetzen. Diese oft neue Aufgabe stellt viele IT-Teams hinsichtlich Datenverwaltung, -schutz und -verarbeitung vor große Herausforderungen. Die Nutzung eines Data Vaults mit automatisiertem Datenmanagement kann Unternehmen helfen, diese Herausforderungen auch mit kleinen IT-Teams zu bewältigen. Big Data war bisher eine Teildisziplin der IT, mit der sich tendenziell eher nur Großunternehmen beschäftigen mussten. Für kleinere Unternehmen war die Datenverwaltung trotz wachsender Datenmenge meist noch überschaubar. Doch die Digitale Transformation macht auch vor Unternehmen nicht halt, die das komplizierte Feld Big Data bisher anderen überlassen haben. IoT-Anwendungen lassen die Datenmengen schnell exponentiell anschwellen. Und während IT-Teams die Herausforderung der Speicherung großer Datenmengen meist noch irgendwie in den Griff bekommen, hakt es vielerorts, wenn es darum geht, aus all den Daten Wert zu schöpfen. Auch das Know-how für die Anforderungen neuer Gesetzgebung, wie der DSGVO, ist bei kleineren Unternehmen oft nicht auf dem neuesten Stand. Was viele IT-Teams zu Beginn ihrer Reise in die Welt von Big Data unterschätzen, ist zum einen die schiere Größe und zum anderen die Komplexität der Datensätze. Auch der benötigte Aufwand, um berechtigten Zugriff auf Daten sicherzustellen, wird oft unterschätzt.

Bösartige E-Mail- und Social-Engineering-Angriffe

Ineffiziente Reaktionen auf E-Mail-Angriffe sorgen bei Unternehmen jedes Jahr für Milliardenverluste. Für viele Unternehmen ist das Auffinden, Identifizieren und Entfernen von E-Mail-Bedrohungen ein langsamer, manueller und ressourcenaufwendiger Prozess. Infolgedessen haben Angriffe oft Zeit, sich im Unternehmen zu verbreiten und weitere Schäden zu verursachen. Laut Verizon dauert es bei den meisten Phishing-Kampagnen nur 16 Minuten, bis jemand auf einen bösartigen Link klickt. Bei einer manuellen Reaktion auf einen Vorfall benötigen Unternehmen jedoch circa dreieinhalb Stunden, bis sie reagieren. In vielen Fällen hat sich zu diesem Zeitpunkt der Angriff bereits weiter ausgebreitet, was zusätzliche Untersuchungen und Gegenmaßnahmen erfordert.

Zertifikat ist allerdings nicht gleich Zertifikat

Für Hunderte von Jahren war die Originalunterschrift so etwas wie der De-facto-Standard um unterschiedlichste Vertragsdokumente und Vereinbarungen aller Art rechtskräftig zu unterzeichnen. Vor inzwischen mehr als einem Jahrzehnt verlagerten sich immer mehr Geschäftstätigkeiten und mit ihnen die zugehörigen Prozesse ins Internet. Es hat zwar eine Weile gedauert, aber mit dem Zeitalter der digitalen Transformation beginnen handgeschriebene Unterschriften auf papierbasierten Dokumenten zunehmend zu verschwinden und digitale Signaturen werden weltweit mehr und mehr akzeptiert.

Datensicherheit und -kontrolle mit CASBs

Egal ob Start-up oder Konzern: Collaboration Tools sind auch in deutschen Unternehmen überaus beliebt. Sie lassen sich besonders leicht in individuelle Workflows integrieren und sind auf verschiedenen Endgeräten nutzbar. Zu den weltweit meistgenutzten Collaboration Tools gehört derzeit Slack. Die Cloudanwendung stellt allerdings eine Herausforderung für die Datensicherheit dar, die nur mit speziellen Cloud Security-Lösungen zuverlässig bewältigt werden kann. In wenigen Jahren hat sich Slack von einer relativ unbekannten Cloud-Anwendung zu einer der beliebtesten Team Collaboration-Lösungen der Welt entwickelt. Ihr Siegeszug in den meisten Unternehmen beginnt häufig mit einem Dasein als Schatten-Anwendung, die zunächst nur von einzelnen unternehmensinternen Arbeitsgruppen genutzt wird. Von dort aus entwickelt sie sich in der Regel schnell zum beliebtesten Collaboration-Tool in der gesamten Organisation.

KI: Neue Spielregeln für IT-Sicherheit

Gerade in jüngster Zeit haben automatisierte Phishing-Angriffe relativ plötzlich stark zugenommen. Dank künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und Big Data sind die Inhalte deutlich überzeugender und die Angriffsmethodik überaus präzise. Mit traditionellen Phishing-Angriffen haben die Attacken nicht mehr viel gemein. Während IT-Verantwortliche KI einsetzen, um Sicherheit auf die nächste Stufe zu bringen, darf man sich getrost fragen, was passiert, wenn diese Technologie in die falschen Hände, die der Bad Guys, gerät? Die Weiterentwicklung des Internets und die Fortschritte beim Computing haben uns in die Lage versetzt auch für komplexe Probleme exakte Lösungen zu finden. Von der Astrophysik über biologische Systeme bis hin zu Automatisierung und Präzision. Allerdings sind alle diese Systeme inhärent anfällig für Cyber-Bedrohungen. Gerade in unserer schnelllebigen Welt, in der Innovationen im kommen und gehen muss Cybersicherheit weiterhin im Vordergrund stehen. Insbesondere was die durch das Internet der Dinge (IoT) erzeugte Datenflut anbelangt. Beim Identifizieren von Malware hat man sich in hohem Maße darauf verlassen, bestimmte Dateisignaturen zu erkennen. Oder auf regelbasierte Systeme die Netzwerkanomalitäten aufdecken.

DDoS-Angriffe nehmen weiter Fahrt auf

DDoS-Attacken nehmen in Anzahl und Dauer deutlich zu, sie werden komplexer und raffinierter. Darauf machen die IT-Sicherheitsexperten der PSW Group unter Berufung auf den Lagebericht zur IT-Sicherheit 2018 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufmerksam. Demnach gehörten DDoS-Attacken 2017 und 2018 zu den häufigsten beobachteten Sicherheitsvorfällen. Im dritten Quartal 2018 hat sich das durchschnittliche DDoS-Angriffsvolumen im Vergleich zum ersten Quartal mehr als verdoppelt. Durchschnittlich 175 Angriffen pro Tag wurden zwischen Juli und September 2018 gestartet. Die Opfer waren vor allem Service-Provider in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz: 87 Prozent aller Provider wurden 2018 angegriffen. Und bereits für das 1. Quartal dieses Jahres registrierte Link11 schon 11.177 DDoS-Angriffe.

Fluch und Segen des Darkwebs

Strengere Gesetzesnormen für Betreiber von Internet-Plattformen, die Straftaten ermöglichen und zugangsbeschränkt sind - das forderte das BMI in einem in Q1 2019 eingebrachten Gesetzesantrag. Was zunächst durchweg positiv klingt, wird vor allem von Seiten der Bundesdatenschützer scharf kritisiert. Denn hinter dieser Forderung verbirgt sich mehr als nur das Verbot von Webseiten, die ein Tummelplatz für illegale Aktivitäten sind. Auch Darkweb-Plattformen, die lediglich unzugänglichen und anonymen Speicherplatz zur Verfügung stellen, unterlägen der Verordnung. Da diese nicht nur von kriminellen Akteuren genutzt werden, sehen Kritiker in dem Gesetzesentwurf einen starken Eingriff in die bürgerlichen Rechte. Aber welche Rolle spielt das Darkweb grundsätzlich? Und wie wird sich das "verborgene Netz" in Zukunft weiterentwickeln? Sivan Nir, Threat Analysis Team Leader bei Skybox Security, äußert sich zu den zwei Gesichtern des Darkwebs und seiner Zukunft.