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Verschlüsselte E-Mail versus sichere Kollaboration


E-Mail ist unsichere Kommunikation aber keine Kollaboration
Das müssen auch nicht IT-affine Kollegen in den Unternehmen wissen

(17.03.15) - Das Thema Digitalisierung verspricht vor allem der Arbeitswelt eine Menge Vorteile: E-Mails auf allen – auch auf privaten – Geräten, unkompliziertes Teilen von großen Dateien via Cloud-basierter Filesharing-Dienste und Zugriff auf alles von überall. Diese schöne neue Welt funktioniert für den nicht IT-affinen Anwender in Unternehmen schnell und reibungslos. Die Verantwortlichen in den Unternehmen haben dagegen kaum mehr eine ruhige Minute: Sicherheit ist das zentrale Thema.

Gerade auch in der Cloud gibt es eine Reihe von Möglichkeiten rechtssicher, effektiv und einfach zusammenzuarbeiten. Die Herausforderung für die Durchsetzung solcher Lösungen besteht dabei oft darin, die Kollegen mit weniger IT-Verständnis auf das Gefahrenpotential der eingesetzten Lösungen hinzuweisen und andererseits die Einfachheit der Bedienung von neuen, aber sicheren Lösungen aufzuzeigen.

Die E-Mail gilt nach wie vor als das Top-Instrument für den Informationsaustausch innerhalb und zwischen Unternehmen. Der Umgang mit E-Mails birgt aber enorme Gefahren. Dabei geht es nicht immer um externe Bedrohungen à la NSA. Für den Mitarbeiter liegt ein riesiges Gefahrenpotential alleine in einem falschen Mausklick: Schnell ist der falsche Adressat eingefügt oder das falsche Dokument angehängt. Und: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Das ungeschützte Versenden von bestimmten Dokumenten widerspricht nicht selten den unternehmenseigenen Vorschriften oder verstößt gar gegen geltendes Recht, wie etwa der Austausch von vertraulichen Personaldaten. Um einen sicheren Versand von E-Mails zu gewährleisten, müssen diese verschlüsselt werden. Technische Möglichkeiten gibt es viele, wie z.B. Client-, Server- oder PKI-basierte Lösungen, aber auch passwortgeschützte Chiffrierungen. Je sicherer die Lösungen sind, desto komplexer ist die Handhabung und damit sinkt deren Akzeptanz in den Unternehmen.

Lesen Sie zum Thema "Cloud Computing" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

Sichere Kollaboration in der Cloud: Erfolgsfaktor leichte Handhabung
Für den Austausch und das gemeinsame Arbeiten an Daten und Dokumenten empfehlen sich somit Kollaborationslösungen. Der Markt an verfügbaren Lösungen erstreckt sich von Freeware-Filesharing in der Cloud bis hin zu komplexen IT-Systemen für Unternehmen. Der Boom Cloud-gestützer Filesharing-Lösungen beweist, dass sich das Konzept Kollaboration längst in den Köpfen der digitalen Gesellschaft etabliert hat. Aber auch hier berücksichtigen die Anwender Sicherheitsaspekte kaum. Sollte der physikalische Speicherort der Daten in der Cloud unbekannt oder außerhalb der EU liegen, ist das ein KO-Kriterium für den Einsatz für viele Unternehmen.

Schutz vor fremdem Zugriff, Viren und anderen Bedrohungen ist elementar, für den Anwender und die Durchsetzung im Unternehmen aber nur ein Aspekt: Einfache Bedienbarkeit, mobiler Zugriff und viele andere Funktionen, die man aus den Standard-Mail-Programmen kennt, sollten genauso möglich sein. Neben den Sicherheitsaspekten gibt es aber weitere Vorteile für Unternehmen durch den Einsatz solcher Lösungen: Z.B. die Möglichkeit der Rückverfolgung von Mails, oder dass das System über die von einem bestimmten Ansprechpartner durchgeführten Aktivitäten informieren und die Verbreitung eines speziellen Dokuments zurückverfolgen kann. Auch revisionssichere Protokollierung und andere Sicherheitseinstellungen zur Abdeckung von Compliance-Richtlinien sind Features, die IT-Verantwortliche ruhig schlafen lassen können.

Lesen Sie zum Thema "Compliance" auch: Compliance-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

Auf jeden Fall muss die eigene IT-Organisation in der Lage bleiben, das Setup zentral zu steuern und alle Workspaces zu monitoren. Ganz wichtige Punkte bei der Beurteilung von Kollaborationslösungen kommen der Bedienbarkeit für die Mitarbeiter zu: Idealerweise sind diese Lösungen so intuitiv, dass es weder Hemmschwellen gibt, noch Schulungsaufwand nötig ist. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt sind die Kosten der eingesetzten Lösung. Neben den absoluten Kosten als Aufwandsgröße bietet eine perfekte Lösung auch volle Transparenz und Planungssicherheit über die gesamte TCO.

Monika Hriczucsah, International Marketing Manager, Oodrive: "Smart, Single Source und sicher. Das sind die vier ‚S‘ für den Einsatz erfolgreicher Kollaborations-Tools. Und dann können Unternehmen sich ruhigen Gewissens um ihr Business kümmern." (Oodrive: ra)

Oodrive: Kontakt und Steckbrief

Über Oodrive

Oodrive ist einer der europäischen Marktführer für sichere Online-Datenverwaltung für Unternehmen. Der SaaS-Pionier betreut über 14.500 Firmen in über 90 Ländern, die mit Lösungen des Unternehmens weltweit sicher und online kollaborieren. Kleine und mittelständische Betriebe vertrauen Oodrive dabei ebenso wie Großkunden. Die Branchen der Kunden umfassen unter anderem unterschiedliche Industriesektoren, den öffentlichen Dienst, das Baugewerbe, Medien und Kommunikation, das Gesundheitswesen sowie das Rechts- und Finanzwesen. Vor allem Unternehmen in den letztgenannten Geschäftsbereichen profitieren dabei von End-to-End-, Closed-Loop-Sicherheit und nahtloser Verschlüsselung – selbst bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern außerhalb der Firewall. Die Oodrive-Lösungen wurden mit den folgenden zwei Prämissen entwickelt: höchste Sicherheit und leichte Handhabung.

Gerade die leichte Bedienbarkeit der Collaboration-Lösungen steigert die Zufriedenheit der Kunden, macht Trainings überflüssig und minimiert das Risiko von Compliance-Verletzungen durch den Einsatz von Behelfslösungen .iExtranet bietet Support für verteiltes Arbeiten von einer Vielzahl von Geräten aus, da Dateien zu jeder Zeit, von jedem Ort und von jedem Gerät aus (Desktop-PC, Laptop, Android, iOS, BlackBerry, etc.) zugängig sind. Mit der Online-Filesharing-Lösung können Daten einfach und sicher geteilt werden, unabhängig von ihrer Anzahl, Größe oder ihrem Format. Mit einem einfachen Klick werden Dateien zur Verfügung gestellt und Ordner in Online-Arbeitsbereiche umgewandelt. Durch die Integration verschiedener Tools lässt sich iExtranet außerdem individuell an die Wünsche des Kunden anpassen. Zu diesen Features gehören unter anderem ein Tool zur firmenspezifischen Klassifizierung von Metadaten, das Erstellen einer elektronischen Signatur sowie ein Programm zur automatischen Synchronisation der geteilten Dateien. Mit iExtranet kollaborieren Kunden, Außendienstmitarbeiter, Tochterfirmen, Dienstleister oder Partner weltweit, effizient und vor allem sicher.

Als Vorreiter des SaaS-Modus in Europa engagiert sich Oodrive in der Förderung des Cloud Computing und ist ein aktives Mitglied in verschiedenen Vereinen und Institutionen wie EuroCloud Germany. Das Unternehmen wurde im Jahre 2000 in Frankreich gegründet und hat heute Niederlassungen in München, Paris, Brüssel, Genf, Sao Paolo und Hong Kong.

Kontakt
Oodrive Deutschland GmbH
Monika Hriczucsah
info(at)oodrive.de
Rückertstr. 4
80336 München
Tel.: 089 59991540
www.oodrive.de

Pressekontakt
Lucy Turpin Communications

Birgit Fuchs-Laine; Philipp Heilos
Tel.: 089 417761-13/28
oodrive(at)lucyturpin.com

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Meldungen: Tipps & Hinweise

  • Ansatz zur Cyberresilienz

    "Ankündigung der Zwangsvollstreckung - Beitragsservice" - diese Betreffzeile findet sich aktuell in vielen E-Mail-Posteingängen. Getarnt als Mahnung und Androhung einer Zwangsvollstreckung machen sich Cyberkriminelle laut Medienberichten die Korrektheit der deutschen Bürger zunutze und versenden Nachrichten mit gefährlichem Anhang. Die sehr realistisch wirkenden Fake-Mails, die im Namen der öffentlich-rechtlichen Rundfunksender verschickt werden, weisen den Empfänger darauf hin, dass er im Zahlungsverzug ist und bei ausbleibender Begleichung des Beitrags eine Zwangsvollstreckung droht. Im Rahmen der E-Mail wird das Opfer darauf hingewiesen, dass im Anhang eine genaue Beschreibung der nächsten Handlungsschritte zu finden ist. Doch dieses unscheinbar wirkende Word-Dokument hat es in sich. Das Öffnen allein ist dabei noch nicht gefährlich. Die Angreifer weisen aber darauf hin, dass für die vollständige Einsicht des Dokuments die Bearbeitung und der Inhalt aktiviert werden müssen - sobald dies geschieht, befindet sich der Trojaner auf dem Computer und kann sich von dort theoretisch im kompletten Netzwerk verbreiten.

  • Verwendung von SDKs & Sicherheitslücken

    Vor kurzem wurde BitSight dank seiner weltweit führenden Sinkhole-Infrastruktur auf eine Domain aufmerksam, die mit dem Android Mobile Advertising Software Development Kit (SDK) Arrkii in Verbindung steht. Bei ihrer Analyse sind die BitSight Experten zu dem Ergebnis gekommen, dass das SDK Arrkii Funktionen und Verhaltensweisen einer potenziell unerwünschten Anwendung (Potentially Unwanted Application, PUA) aufweist. Ein SDK ist generell ein Software-Paket, das Programmcodes, Schnittstellen und häufig auch Anleitungen zur Verfügung stellt. Im speziellen Fall von Mobile Advertising SDKs integrieren App-Entwickler ein solches SDK in ihre App. Damit wird den Nutzern der App Werbung angezeigt und die Entwickler werden an den Werbeeinnahmen beteiligt. Das hilft den Entwicklern, die von ihnen entwickelten Anwendungen zu monetarisieren. Die App-Entwickler nehmen das SDK in ihre Apps auf, und das SDK übernimmt die Arbeit der Verbindung zu Werbeanbietern und der Einblendung von Anzeigen für die Benutzer.

  • Datensicherheit bei der Telefonie

    Snom erläutert, welche Rolle die Datensicherheit bei der Telefonie spielt - und wie Unternehmen teure Schäden durch Cyberangriffe abwehren können. Auch wenn heute die meisten Nutzer von Businesstelefonen wissen, dass ihre Stimme "over IP" transportiert wird, ist wohl den wenigsten klar, was das im Einzelnen heißt - und worauf es dabei ankommt. Während viele Privatnutzer sich noch auf offene Internetplattformen begeben, um für kein oder ein sehr schmales Budget mit Freunden und Verwandten zu telefonieren, ist das im professionellen Bereich zu Recht verpönt. Denn: Hier hat die Datensicherheit oberste Priorität, um Schäden vom Unternehmen wirksam abzuwenden. Anbieter von offenen Internetplattformen übernehmen in der Regel keine Garantie für die Sicherheit der übermittelten Daten - Gespräche und potenziell sensible Daten können so von Dritten abgehört oder abgefischt werden.

  • Unsicherheit unverschlüsselter Webseiten

    In der Schweiz scheint die IT-Sicherheit in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) noch ausbaufähig zu sein: Ein Großteil aller KMU verzichtet auf SSL-Verschlüsselung. Darauf machen die IT-Sicherheitsexperten der PSW Group unter Berufung auf Informationen der Swisscom-Tochter localsearch aufmerksam. Für eine Studie wertete localsearch mehr als 18.000 Schweizer KMU-Websites aus. Dabei zeigte sich: Fast jede zweite (41 Prozent) KMU-Webseite verzichtete auf ein SSL-Zertifikat. "Das hat zur Folge, dass weder die Identität der Webseite authentifiziert wurde, noch dass Daten verschlüsselt an Server übermittelt werden. Daraus ergibt sich wiederum ein Sicherheitsrisiko, das auch vom Suchmaschinenriesen Google als überdurchschnittlich relevant eingestuft wird", erläutert Christian Heutger, CTO der PSW Group, die Konsequenz.

  • Warum sollte man die IT-Security outsourcen?

    Das Garantieren der Sicherheit des Netzwerks ist eine der wichtigsten Aufgaben der Unternehmens-IT. Die ständig steigende Bedrohungslage und die immer komplexeren und gewiefteren Angriffe von Cyberkriminellen machen dies jedoch kontinuierlich schwieriger. Auch weil die überlasteten Sicherheitsexperten damit beschäftigt sind, Sicherheitslücken zu stopfen, und darüber hinaus kaum Zeit haben, neue Lösungen zu implementieren, die ihre Arbeit tatsächlich vereinfachen würden. Derzeit straucheln viele Unternehmen damit, dieses wichtige Problem zu lösen, also Sicherheit im hier und jetzt zu gewährleisten und die IT-Security fit für die Zukunft zu machen. Das größte Hindernis ist der akute Fachkräftemangel in der IT allgemein und im Security-Bereich speziell: Der Markt ist leergefegt. Kleine und mittelständige Unternehmen sind dabei am stärksten von diesem Problem betroffen, da die hoch spezialisierten Experten in diesem Bereich schnell von Großunternehmen angeworben werden, die deutlich höhere Gehälter bezahlen können.